Émettre une facture conforme est une obligation légale pour toute entreprise. Mais quelles sont les mentions obligatoires à inclure sur chaque facture, et quelles sont les conséquences en cas de non-respect des règles ? Ce guide détaillé est là pour vous aider à comprendre les exigences et éviter toute sanction potentielle.
1. Les règles essentielles de la facturation
Une facture est une note détaillant la vente de biens ou la réalisation de services. Pour être conforme, elle doit respecter certaines règles formelles, notamment :
- Langue : La facture doit être rédigée en langue française.
- Nombre d’exemplaires : Elle doit être établie en deux exemplaires, l’original étant destiné au client.
- Devise : Une entreprise française peut, sous certaines conditions, facturer en monnaie étrangère, à condition que cette devise soit reconnue et convertible, et que la réintégration dans la comptabilité se fasse en euros.
2. Mentions obligatoires sur une facture
Pour qu’une facture soit valide, elle doit inclure des informations précises. Voici les mentions obligatoires à ne jamais oublier :
- Date de la facture : Date à laquelle la facture est émise.
- Numéro de facture : Chaque facture doit avoir un numéro unique suivant une séquence chronologique sans trou.
- Date de vente ou de prestation de service : Date où la livraison ou la prestation a été réalisée.
- Identité du vendeur ou prestataire : Dénomination sociale, adresse du siège social, numéro Siren ou Siret, forme juridique, capital social, numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation pour les commerçants.
- Identité de l’acheteur : Dénomination sociale, adresse du client, adresse de livraison si différente.
- Numéro de bon de commande : Obligatoire s’il a été préalablement établi.
- Numéro de TVA : Numéro de TVA du vendeur et du client professionnel (si ce dernier est redevable de la TVA).
- Désignation des produits ou services : Nature, quantité, référence, prix unitaire hors taxes, taux de TVA applicable, remises éventuelles.
- Prix et montants : Prix unitaire hors taxe, taux de TVA, somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
- Conditions de paiement : Date limite de paiement, conditions d’escompte en cas de paiement anticipé, pénalités de retard, indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement.
- Garantie légale : Mention de la garantie légale de conformité de deux ans pour les biens concernés.
3. Mentions particulières selon les situations
Certaines factures doivent comporter des mentions spécifiques selon les caractéristiques de l’entreprise :
- Franchise de TVA : Mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si l’entreprise bénéficie de la franchise de TVA.
- Auto-liquidation de la TVA : Pour les sous-traitants, mention « auto-liquidation de la TVA ».
- Membre d’une association agréée : Mention « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».
4. Factures électroniques : Les nouvelles obligations
Avec la digitalisation croissante, la facturation électronique devient progressivement obligatoire. Voici les échéances :
- À partir du 1er septembre 2026 : Obligation pour toutes les entreprises de pouvoir réceptionner des factures électroniques, et d’émettre des factures électroniques pour les grandes entreprises et ETI.
- À partir du 1er septembre 2027 : Obligation pour les PME et micro-entreprises d’émettre des factures électroniques.
Les factures électroniques doivent contenir les mêmes mentions obligatoires que les factures papier, et l’acceptation du client est nécessaire pour émettre une facture sous cette forme.
5. Délais de conservation des factures
Les factures, qu’elles soient émises ou reçues, doivent être conservées pendant une durée de dix ans en tant que pièces comptables. Ce délai est essentiel pour se conformer aux obligations fiscales et pour justifier des transactions en cas de contrôle.
6. Sanctions en cas de non-respect des mentions obligatoires
Le non-respect des règles de facturation expose l’entreprise à des sanctions. Chaque mention manquante ou inexacte peut entraîner une amende fiscale de 15 euros, avec un plafond équivalent au quart du montant de la facture. Ces sanctions peuvent rapidement s’accumuler, il est donc essentiel de vérifier soigneusement chaque facture émise.
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